업타임by chanju on TwosChapter 17 회의: 적을수록 좋다필요한 회의인가?첫 단계로, 이 회의가 정말 필요한지 생각해 보자. 이메일이나 채팅으로 대신할 수 있는 회의가 아주 많다.회의를 수락하는 건 뭔가 다른 일을 할 수도 있는 시간이 회의로 채워진다는 뜻이다.회의를 꼭 해야 한다고 판단했다면, 목적(Purpose), 안건(Agenda), 결과(Result)를 반드시 충족하는 회의여야 한다.회의가 P.A.R에 맞는가? - 목적 (P)모든 회의에는 목적이 있어야 하며, 그 목적을 사전에 참석자들과 공유해야 한다.회의의 종류정보 공유형창의적 토론형합의 결정형교류형회의가 P.A.R에 맞는가? - 안건 (A)다른 사람들이 회의가 필요한지 판단하는 데 도움이 되고 회의를 미리 준비할 수 있도록 사전에 안건을 정해서 배포한다.안건의 긍정적 효과회의 현장에서 생각하는 게 아니라 미리 생각한 후 회의에 참석하게 되고, 회의 내용을 사전에 처리할 기회가 있다.읽거나 검토해야 하는 자료를 미리 보내기 때문에 모든 참석자들은 같은 내용을 이해하고 있다.회의가 P.A.R에 맞는가? - 결과 (R)당연히 회의에서 가장 중요한 부분은 결과다.내려진 결정이나 결론은 후속 보고 혹은 정리를 위한 소통에서 분명하게 명시한다. 그런 결정이 내려진 과정과 이유를 참석하지 않은 사람을 위해 알린다.공유되어야 하는 메모나 기록 혹은 회의록을 참석하지 않은 사람과 임의 참석자들에게 모두 보낸다.최소한의 인원만 참석하면 된다참석자 명단을 처음 작성할 때는 '불편할 정도로 작게' 작성하는 것이 좋다.회의에서 무슨 일이 있었는지 알고 싶어 하는 사람들은 회의록과 같은 후속 노트와 요약을 읽으면 원하는 정보를 수집할 수 있다.누군가 회의에 참석했는데 회의 내내 한마디 말도 없이 노트북만 사용한다면, 그는 그곳에 있을 필요가 없다.회의에 참석하는 건 명예 훈장이 아니다. 그들은 자신이 적임자가 아니거나 시간을 잘 활용하는 게 아니라고 판단했다는 뜻이며 당신도 참석할 필요가 없는 다른 회의에 대해 그렇게 할 수 있다고 느껴야 한다.짧은 회의를 목표로 한다적어도 처음에는 불편할 정도로 짧은 회의를 목표로 삼아야 한다.회의는 30분이 적당한다.후속 보고 (follow-up)불릿 기호로 핵심을 요약해서 중요한 내용과 링크를 걸고 기한이 명시된 명확한 실천 항목을 제시하는 게 가장 중요하다.회의가 끝난 뒤 후속 보고를 해야 하거나 할 일이 생겼다면 리스트 깔때기에 바로 추가한다. 당일에 끝내야 하는 일이라면 일일 리스트에서 반영할 공간을 찾는다. 그 주가 끝나기 전에 해야 할 일이라면 주간 리스트에 포함시킨다.회의의 빈도를 결정하는 법많은 사람이 정해진 일을 반복할 뿐 다시 점검하려 하지 않는다. 끝없이 반복되는 주간 회의를 잡고 매주 하는 게 옳은지 스스로 묻지 않는다.이 문제를 확실하게 해결하는 한 가지 방법은 우선 어떤 회의든 다시 열리는 횟수를 제한하는 것이다.최적화된 회의의 모습모든 참석자들은 회의의 안건과 회의에서 다룰 내용, 사전 읽을거리, 준비 사항 등을 이틀 전에 받았다. 회의에서 다뤄야 할 안건이 생각보다 일찍 끝나면 회의는 짧게 끝났다. 안건이 회의를 소집하기에 충분하지 않으면 그 회의는 취소되었다.회의가 시작되면 첫 번째 안건으로 지난주에 받은 실천 항목의 진행 정도를 점검했다.회의실에 타이머를 비치해서 발표자에게 배정된 항목을 다룰 시간이 1분 남았을 때 알림이 울리게 설정해 두었다.회의는 성과를 창출하는 과정이다. 회의 방식을 조금만 변경해도 중복되고 반복되는 의미 없는 회의 대신 효율적이고 생산적인 회의를 할 수 있다.실천 전략회의 일정을 잡기 전에 그 회의가 목적, 안건, 결과 (PAR)를 충족하는지 검토한다. 충족한다면 어떤 유형의 회의인지 파악한다.회의에서 논의해야 할 안건을 다른 방식으로 확인하는 대신, 논의가 필요한 사안을 모두 정리해서 본연의 기능에 충실한 '회의다운 회의'로 만든다.